C’est l’histoire d’une entreprise comme beaucoup d’autres : il y a un point noir dans l’entreprise depuis plusieurs années et on n’arrive pas à l’éradiquer. En fait, on n’a rien fait car on ne sait pas comment s’y prendre. Dans cette histoire, on décide qu’il faut cesser d’attendre la solution idéale. On se lance immédiatement, avec seulement une petite amélioration. En moins de 2 mois, de petits changements en petits changements, le point noir n’existe plus !
Chacun peut s’inspirer de cette histoire et décider de se lancer, tout de suite, sans attendre !
C’est l’histoire d’une entreprise comme beaucoup d’autres
C’est une histoire universelle. Ici, on parle de chutes de métal, mais on aurait aussi bien pu raconter d’autres situations, avec les mêmes conclusions :
- Une histoire de fichiers qui s’accumulent dans tous les ordinateurs et qu’on n’arrive pas à ranger pour que tous s’y retrouvent,
- Une histoire d’un défaut de qualité qui se reproduit régulièrement et qu’on n’arrive pas à éradiquer,
- Une histoire de quelqu’un qui voudrait bien déléguer quelque chose mais qui n’arrive pas à transmettre la manière de le faire bien,…
Joëlle, qui n’arrive pas à se lancer
Nous voici chez PROCRASTIX, l’entreprise de Joëlle. Elle y est responsable de production, avec une cinquantaine de salariés dans son équipe. Joëlle est courageuse, elle connaît bien son métier, elle sait bien manager son équipe. Tout devrait donc aller bien. Mais en réalité, Joëlle voit bien qu’il n’y a pas assez de place dans l’atelier. Ca gêne tout le monde et on perd du temps. Pour couper, déplacer et assembler des barres métalliques, il faut de la place. Sinon, ça finit même par devenir dangereux.
C’est un gros problème, mais on ne peut rien y faire.
En fait, une partie des surfaces de l’atelier est occupée par des stocks de chutes. Pour chaque chute, quelqu’un va dire « ça peut servir ». On les accumule donc… Joëlle, notre responsable de Production, sait bien que ça ne peut pas continuer comme ça. Il va falloir faire une extension pour stocker les chutes ! Mais elle sait aussi que la seule solution simple (jeter systématiquement toutes les chutes) n’est pas économiquement acceptable. Elle sait qu’il y a un gros problème depuis trois ans, que ce problème devient de plus en plus important, mais elle ne fait rien car elle ne sait pas comment faire.
Travailler par essais successifs
Il y a eu un petit accident hier. Jean a laissé tomber une barre très lourde sur ses pieds lorsqu’elle s’est accrochée dans autre chose. Heureusement, ce n’est pas grave, ses chaussures de sécurité l’ont bien protégé. Mais l’avertissement a été entendu et Joëlle décide de tester une nouvelle méthode : commencer sans attendre, par essais successifs. Avec quelques collaborateurs, elle décide de définir des règles simples pour savoir quoi conserver et quoi jeter. Il faut que ces règles soient simples pour être respectées facilement. Le premier essai pour valider la règle, c’est de faire le tour de l’atelier et de jeter tout ce qui n’est pas conforme à la règle. En débarrassant, l’équipe ajuste un peu les règles. Elles sont déjà un peu plus justes. Ensuite, chaque membre du groupe de travail teste la règle pendant trois semaines. De nouveau les règles sont un peu modifiées.
Mettre en œuvre en sachant qu’il faudra encore améliorer
Joëlle sait bien que ces règles ne sont pas parfaites et elle le dit à toute son équipe lorsqu’elle leur présente le nouveau fonctionnement. Elle leur demande de participer tous à l’amélioration des règles.
Un succès rapide
Un mois après avoir étendu la règle à tous les ateliers, Joëlle et ses collaborateurs sont très satisfaits : il y a beaucoup de place dans l’atelier. C’est fini de stresser en se demandant si il faut jeter une chute ou pas. On n’a plus à perdre beaucoup de temps à rechercher la chute qui va servir maintenant. C’était un problème insurmontable et maintenant, avec des efforts vraiment réduits, on a réussi à l’éradiquer !
Il faut agir sans attendre !
Cette histoire, je l’ai vécue dans plusieurs entreprises différentes. On recherche une solution universelle mais on en est incapable. Si ça ne peut pas être parfait du premier coup, on préfère ne rien faire.
En fait, il faut commencer tout de suite, même si on n’est pas très satisfait de ce qu’on propose. On commence par définir des règles très simples et on les teste. Immédiatement, ceux qui participent au test commencent à proposer des améliorations des règles. En effet, dès qu’on mesure (« conforme à la règle ou pas » est une mesure), on commence à imaginer des améliorations. C’est le flou qui favorise la stagnation.
Alors allons-y ! Lançons-nous, même si ça n’est pas parfait et améliorons au fur et à mesure. Mais n’oublions pas de clarifier des règles dès le début.
Cet article est inspiré par l’édition de septembre 2012 du Festival de développement personnel A la Croisée des Blogs lancé par Mathieu dans « Penser et Agir, à quel moment devez-vous passer à l’action ? »
