Les dirigeants et leurs collaborateurs ont-ils accès aux bonnes informations pour décider ?  Malheureusement, c’est souvent non… et pourtant les entreprises regorgent d’informations mais on ne sait pas comment y accéder, comment les organiser et les synthétiser. Pascal Bréhinier, consultant en systèmes d’information nous livre quelques clés pour mieux comprendre.

Difficile d’utiliser son capital d’information

85% des dirigeants admettent ne pas disposer d’une visibilité complète sur leurs profit, 42% craignent que cette situation n’entraîne des décisions erronées.

Il faut parfois un an et demi pour identifier et corriger un processus opérationnel ou un projet défaillant. 88% des entreprises admettent être pénalisées par cette situation, 50% subissent des coûts superflus.

87% des opérationnels dénoncent la faiblesse du partage des données et des échanges entre services et partenaires.

Cette enquête, conduite en 2011 par Dynamic Market auprès de 1499 décideurs d’entreprises,  révèle la difficulté des entreprises à valoriser leur « capital » information.

Un constat à faire froid dans le dos ! Quoique… « Les décideurs passent 39% de leur semaine à manipuler des chiffres sur un tableur» … « sur la base d’informations souvent obsolètes »… Nous voilà rassurés !

Un constat similaire sur le terrain

A mon grand désespoir… cette enquête confirme ce que je vois (presque) tous les jours sur le terrain :

  •  Combien de temps gaspillé à rechercher la bonne information ?
  • Combien d’informations saisies 1, 2, 3, 4, 5… fois sur un tableur ?
  • Combien de fax ou de coup de fil échangés avec les fournisseurs ?
  • Combien de « si j’avais su » ou de « si je savais ça… il serait possible de… » ?

… quant au dirigeant, c’est son quotidien : il n’arrête pas de (se) poser des questions !

  •  La production et les stocks, c’est cohérent tout ça ?
  • Encore une facture transport… mais j’en suis où de mes dépenses ?
  • Le CA progresse, alors mes bénéfices aussi… heu… on va voir ça de plus près !
  • Au fait, Olivier, il s’était engagé sur un minimum de quantités ce mois-ci…

Ceci-dit, certaines entreprises vivent très bien comme ça.

Des collaborateurs agacés (ou pas…) de perdre inutilement du temps, des dirigeants parfois en manque d’informations lorsqu’il s’agit de prendre une décision importante mais, tant bien que mal, l’entreprise poursuit son chemin.

Et pourtant quand je pose la question : « Est-ce que, dans votre travail, avoir la bonne information au bon moment pourrait vous aider » ? La réponse est unanime : OUI !

Une question de système informatique ?

Oui, et immanquablement la suite est… “oui, mais nous n’avons pas le bon système informatique”.

Nous y voilà !…

Alors, curieux (et un tantinet provocateur…), je pose ma deuxième question : « Et pour vous, c’est quoi le « bon » système informatique ? ». Les réponses sont assez bien partagées.

Soit j’entends : ERP, CRM, WCS, WMS, TMS, …

Soit j’entends : un grand blanc… souvent d’ailleurs de la part du dirigeant.  Il a des doutes, et il est un peu perdu pour faire des choix pour son entreprise.

Finalement, les deux attitudes sont compréhensibles.

Il est indéniable que les « systèmes » d’information peuvent apporter énormément à une entreprise, mais il y a tellement d’autres manières tout aussi pertinentes et efficaces de gérer l’information.

Quant au choix à faire, je compatis au désarroi du dirigeant : une offre pléthorique de logiciels, une jolie plaquette, une démonstration au cordeau, un discours commercial bien rodé : le fameux « Retour sur Investissements »… et l’affaire est réglée… ou presque. C’est bien là le problème, investir oui, mais est-ce à bon escient ?

Des questions pertinentes et essentielles

Vous remarquerez que la deuxième question scelle en général la fin de l’histoire sur ce constat paradoxal : l’entreprise regorge d’informations, a un besoin évident de les valoriser, de les partager… mais on ne sait pas comment s’y prendre.

Je rembobine donc ma seconde question, et j’enchaine sur celle qui me paraît tellement plus pertinente : « Et de quelles informations auriez-vous besoin pour …:”

  • … mieux réaliser votre travail au quotidien ?
  • … mieux collaborer avec vos collègues et vos partenaires ?
  • … mieux piloter votre activité et votre entreprise ?

Essayez ! vous serez surpris du résultat et des idées… et vous trouverez sûrement des améliorations sensibles et concrètes à mettre en œuvre très rapidement.

Par exemple, je repense à cette entreprise qui s’apprêtait à modifier lourdement son système informatique pour gérer le transfert de propriété de sa marchandise. Un besoin justifié pour des denrées périssables et des règles particulières suivant le produit.

Et si sur l’étiquette de réservation de la palette nous rajoutions simplement la date et l’heure de l’achat ?

En réalité, c’est bien toute la difficulté et l’ambiguïté de l’approche quand on parle de systèmes d’information, c’est bien l’information qui est essentielle, ce à quoi il faut s’attacher en priorité, les outils informatiques ne sont qu’un moyen, parmi d’autres, d’accélérer la performance de l’ensemble.

Et vous, vous disposez toujours de la bonne information au bon moment ? Ecrivez un commentaire.

 

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