Déléguer c’est bien, mais il faut bien le faire !

Certains dirigeants et responsables sont constamment en train de courir après le temps. Ils n’ont jamais le temps de tout faire, sont toujours interrompus par le téléphone, ou par des collaborateurs qui viennent demander ce qu’il faut faire.

D’autres paraissent plus sereins. Ils se libèrent plus facilement pour se former, participer à la vie locale ou rencontrer des pairs, des fournisseurs, des clients.

Les dirigeants et responsables que je rencontre pourraient presque tous être rangés dans la première catégorie. Ils partagent une même caractéristique : ils ne délèguent pas, ou très peu, ou très mal.

Cet article s’intéresse donc à la recette d’une bonne délégation.

Le problème des gens pressés

Lorsque vous n’avez pas le temps de faire quelque chose, vous avez encore moins le temps d’expliquer à quelqu’un comment le faire. Le résultat c’est que vous devez vous y coller puisque personne d’autre ne sait le faire. Ce n’est pas gênant pour des activités ponctuelles, mais ça vous arrive souvent aussi pour des choses qui doivent être faites régulièrement :

Jeanne, dirigeante, rédige chaque mois les textes de la prochaine plaquette à expédier avec les courriers de vente par correspondance.
Hubert, responsable de production, fait chaque semaine le tableau de bord des trois ateliers.
Jean, dirigeant, anime chaque semaine la réunion d’ordonnancement.

Ces trois personnes passent plusieurs heures chaque semaine (ou mois) à réaliser des activités que d’autres pourraient réaliser. Alors pourquoi ?

Le problème de ceux qui ne savent pas déléguer

Demandez donc à un responsable débordé pourquoi il ne délègue pas plus. Les réponses vont être brutales et immédiates :

« Le travail délégué n’est pas fait dans les temps ».
« Quand je délègue, il faut que je refasse tout moi-même. Autant faire tout de suite moi-même ».

Demandez maintenant à des salariés de l’entreprise ce qu’ils pensent de ce qui leur est délégué. Les réponses vont être plus variées mais vous entendrez probablement :

« il se débarrasse souvent de choses qu’il n’a pas envie de faire ».
« il nous dit de faire ça puis il passe des heures à tout corriger. A la fin, j’ai l’impression d’avoir été nul et nous avons perdu du temps tous les deux ».
« Il demande ce travail puis n’en parle plus jamais. Comme de toute façon ça ne me paraît pas urgent, je l’ai mis en dessous de ma pile. On verra bien : s’il demande un jour où ça en est, je me dépêcherai de le faire ».

Bon nombre de cadres et dirigeants ne savent pas déléguer. Voici donc quelques clés pour mieux gérer votre temps si vous déléguez ou si vous recevez une délégation.

Déléguer, ça s’organise

Déléguer n’est pas se débarrasser d’une tâche. C’est un processus construit : une suite d’actions qui font passer de l’état « je fais » à « vous faites ». Le processus se déroule en 5 étapes, dont la durée est fonction de la complexité de la tâche à déléguer :

« je fais » : je ne délègue rien, mais je réfléchis à mes pratiques pour être capable de les expliquer et de les montrer.
« je fais, vous regardez » : j’explique et je montre comment je fais.
« nous faisons » : on fait ensemble.
« Vous faites et je regarde » : la tâche déléguée est réalisée par celui auquel vous avez délégué mais vous regardez ce qui est fait et comment.
« Vous faites » : la tâche est déléguée.

A la fin du processus de délégation, la tâche est entièrement réalisée par quelqu’un d’autre. Mais avez-vous pensé à définir les responsabilités ? On peut aller de « faites exactement comme je vous ai dit de faire » à « à vous de décider comment faire », en passant par « n’hésitez pas à proposer d’autres manières de faire ». Il est important de préciser ce que vous attendez.

Les 5 règles d’une délégation réussie

Déléguer par petites quantités, n’attendez pas d’être débordé(e).
Ne croyez pas que vos collaborateurs vont lire dans votre cerveau : expliquez bien le résultat que vous souhaitez et assurez-vous que votre interlocuteur a bien compris. Vous devriez faire reformuler tout ce qui a été convenu.
Indiquez une date limite pour la tâche à exécuter.
Ne vous débarrassez pas de ce que vous déléguez : assurez un suivi régulier des travaux délégués.
Enoncez clairement les trois Q : Qui va faire Quoi et pour Quand. Vérifiez que votre interlocuteur est d’accord et que c’est possible selon lui.