Les informations, c’est le carburant des entreprises : pas d’information ou une mauvaise information, c’est une mauvaise décision, du stress ou des conséquences désastreuses pour votre PME.

Et pourtant, il est possible de libérer la montagne d’informations dont vous disposez et d’utiliser des outils simples et peu coûteux, voire gratuits, pour en extraire ce qui vous sera utile.  Alors, à votre tour d’avoir les yeux brillants d’enthousiasme ?

« Les informations sont le carburant des entreprises du 21ème siècle. Ce sont des ressources de valeur qui, si elles sont correctement traitées, peuvent offrir perspicacité et valeur ajoutée, capables de générer fidélité des clients, productivité et avantage concurrentiel ». Marc DUALE, Directeur International d’Iron Mountain, « Les Echos » avril 2012.

  Des résultats concrets

L’effet « carburant » ce sont aussi des résultats très concrets.

Quelques histoires vécues :

  •  La décision de délocaliser une partie du stock en région Rhône-Alpes accompagnée d’une stratégie commerciale offensive… résultats : +34% de CA avec clients du grand Est de la France et -17% en coûts de distribution… Bingo !
  •  Une synchronisation des activités Supply-Chain (approvisionnements, production, distribution)… résultats : 2 heures de gagnées sur les départs transport du soir et -30 % de litiges en livraison (retard, dévoiement,…)… Bingo !
  •  Une vision partagée des stocks de bout en bout, des commerciaux aux préparateurs de commandes… résultats : -32% d’erreurs en préparation des commandes, -56% de « lots spéciaux » (autrement dit des prix « aménagés ») et 2 jours de gagnés sur la rotation des stocks… Bingo !

Des résultats dus à la chance ? Non, tout simplement des PME/PMI qui ont su fabriquer ce « carburant » pour faire un pied de nez à la crise.

Combien de PME dans le bouillard quasi total ?

Pas de tableaux de bord, aucuns indicateurs, aucune capacité de sortir à la volée quelques chiffres qui « parlent » pour analyser une situation quand il faut décider tout de suite ou réfléchir à une stratégie sur le plus long terme.

fog over Istanbul skyscrapers

Alors, pourquoi cette situation ? Pourquoi les PME peinent-elles autant à disposer d’un minimum d’informations pour progresser et être rentable ? Pourquoi subir alors qu’il est possible d’agir ?

Et c’est d’autant plus rageant que le gisement d’informations est omniprésent dans l’entreprise : La Comptabilité, la Gestion de production, la Gestion des stocks, La facturation, Les achats… ça déborde !

Il y a donc un vrai problème ?

Le problème est que ce volet un peu particulier des Systèmes d’Information, que l’on appelle « Système d’Information d’Aide à la Décision », ou, dans les salons Parisiens « la Business Intelligence », est rarement abordé correctement… alors on y va du « Tableur »… mais à quel coût à y regarder de plus près et pour quel résultat…

A mon désespoir je vois aussi beaucoup de « Report Truc » ou « Machin Report» qui finissent inexorablement dans les oubliettes ou restent figés sur quelques tableaux de bord.

Le point fondamental de l’affaire, c’est que les informations stockées dans les comptabilités, gestions commerciales, et autres logiciels du quotidien, ne sont pas organisées ni structurées pour être manipulées simplement et facilement .

Il faut donc contourner cette problématique pour « libérer » les informations : les préparer et les structurer afin qu’elles soient facilement utilisables.

Dans le jargon informatique, il faut construire un « entrepôt de données ».

Une opération qui demande quelques compétences informatiques, mais rien d’extraordinaire.

Ca devient ensuite un jeu d’enfant

Une fois les informations « libérées » et associées à un outil spécialisé pour faire des tableaux de bord ça devient un jeu d’enfant.

(« Report Truc » ou « Machin Report » deviennent alors aussi utilisables, ce n’est pas une question d’outils, mais une question d’accès facilité à l’information).

Après… Place à votre imagination ! Toutes les informations utiles de l’entreprise deviennent accessibles « à la demande », imaginez le potentiel !

Vous allez me dire : on en rajoute encore une couche, c’est réservé aux grandes entreprises, et ça doit « couter un bras ».

Oui, on en rajoute une couche mais elle est indispensable, ça reste de l’informatique.

Ça doit couter horriblement cher ?

Oui, ça « peut » couter très cher… pour un grand groupe…

Mais pour une PME il existe depuis quelques années des solutions d’un excellent niveau tout à fait abordables, voire avec un peu de connaissance du domaine, gratuites ! …mais c’est juste une confidence entre nous.

Je vois encore les yeux émerveillés de deux chefs d’entreprises (15 et 45 salariés), , faisant eux-mêmes les tableaux de bord dont ils ne rêvaient même plus après seulement deux heures de prise en main du nouveau joujou.

Ma plus grande satisfaction a été de voir comment ils ont « redécouvert » leur propre entreprise, et à quelle vitesse les idées ont fusé pour améliorer les choses.

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