Ca y est, mon entreprise, Anne-Laure Delpech Conseil, a obtenu la certification QUALIOPI pour son activité de formation continue ! 

Qualiopi, c’est quoi ?

Qualiopi, c’est un référentiel, c’est à dire un ensemble d’indicateurs (il y en a 32, dont 22 qui s’appliquent à tous)  qui permettent d’évaluer si le processus d’un organisme de formation est conforme ou non. Lorsque le processus est conforme, l’organisme de formation est certifié. 

Les 32 indicateurs sont répartis en 6 familles, ou “critères” : 

  1. Le critère n°1 contient des indicateurs qui permettent de comparer les offres de formation et leurs performances. 
  2. Dans le critère n°2, on évalue la capacité à bien analyser les besoins des clients et des publics bénéficiaires et à définir des objectifs pédagogiques.
  3. Les indicateurs du critère n°3 s’intéressent à la façon de réaliser les formations, et en particulier à la manière d’adapter les prestations aux publics bénéficiaires. 
  4. Avec le critère 4, on évalue les locaux, les moyens techniques et pédagogiques. 
  5. Le critère 5 s’intéresse à la qualification et au développement des connaissances et des compétences des personnels de l’organisme de formation. 
  6. Le critère 6 porte sur l’actualisation des compétences, pédagogique, réglementaire ou métier. 
  7. Le critère 7 évalue la façon de prendre en compte les appréciations ou les réclamations formulées par les parties prenantes sur les prestations réalisées. 

Pour en savoir plus sur ces 7 critères, vous pouvez consulter le guide, réalisé et régulièrement mis à jour par le Ministère du Travail. 

Comment j’ai fait pour me préparer ?

J’ai proposé à d’autres organismes de formation, tous membres du Club d’Entreprises de Cornouaille, de se regrouper pour cette préparation. Nous étions 5, avec des activités variées, des profils différents. Nous avons sélectionné un formateur (Eric Martin, du cabinet Mareis Consulting) et avons participé à 8 demi-journées de formation sur les indicateurs Qualiopi. 

Nous avons également organisé des séances de travail collectives durant lesquelles nous avons “audité” ce que chacun avait mis en place. Notre groupe est devenu une équipe, conviviale et efficace. L’une d’entre nous lui a trouvé le beau nom de “Qualio’Team” ! 

La Qualio’Team, sans Jamila, le 23 mars 2021

Je ne crois pas que j’aurais réussi sans ce groupe, et sans cette formation. Merci du fond du coeur à Eric, Marie, Jamila, Esther, Hervé ! 

Et merci à l’auditrice de Pronéo Certification, elle a fait preuve de rigueur et de bienveillance.

On continue presque comme avant !

Pour mes clients, cette certification est l’assurance de pouvoir continuer à financer par leurs OPCO les formations qu’ils me confient. Rappelons en effet que la certification Qualiopi sera obligatoire à partir du 01/01/2022 pour tout organisme de formation dont les clients souhaitent bénéficier des fonds publics ou mutualisés. 

Cette certification Qualiopi, c’est aussi la reconnaissance d’une démarche d’amélioration continue engagée depuis 1999, année de mes débuts en tant que formatrice ! 

J’ai pu concilier la nécessité de prouver le respect de 32 indicateurs ( il n’y en a que 22 dans le tronc commun, mais 😟 ça fait encore beaucoup !) avec une grande économie bureaucratique 😇. Pour les clients, il n’y a pas de contraintes nouvelles. Pour moi, le processus est un peu plus rigoureux. 

Standardiser pour améliorer !

Au delà de cette possibilité de financement, qu’est ce que cette certification a changé ? Pas grand chose, et beaucoup ! 

Pas grand chose car mon processus a très peu changé. La différence essentielle c’est que je produis plus de preuves du “bon” fonctionnement de mes actions de formation. 

Mais en visualisant mieux mon processus, j’ai mieux identifié ce qu’étaient mes meilleures pratiques du moment (😜 les “standards” pour ceux qui s’y connaissent en Lean Management). Et évidemment, en les voyant mieux, j’ai vu que j’avais de la marge de progrès ! C’est ainsi que j’ai amélioré : 

  • l’étape de recueil du besoin du client ;
  • la conception de la formation, avec un séquençage mieux géré et surtout des évaluations des objectifs pédagogiques beaucoup plus systématiques ; 
  • l’étape de recueil des évaluations des stagiaires.

La valeur pour le client au coeur du processus

Pour trouver les meilleurs compromis entre les exigences du référentiel Qualiopi et mes meilleures pratiques en matière de formation, j’ai appliqué ce que je connais le mieux, le lean management

Chaque indicateur Qualipi a été l’occasion de me demander : 

  1. Est-ce que ma pratique actuelle est compatible avec cet indicateur ? 
  2. Est-ce que je dispose des éléments pour prouver le respect de cet indicateur ? 

Si ma réponse aux deux questions était OUI, je n’ai rien changé. Lorsque c’était non, à l’une ou à l’autre des questions, j’ai réfléchi à une nouvelle manière de faire qui respecte les quatre règles suivantes : 

  1. Si ce changement n’apporte pas de valeur au client, alors la nouvelle manière de faire doit me prendre le moins de temps possible
  2. Si ce changement apporte de la valeur au client, alors je dois le faire, et le seul critère est de bien le faire
  3. Si le changement apporte de la valeur seulement à certains clients, alors je devrais ne le faire que dans le cas où il y a effectivement de la valeur
  4. Si le changement m’apporte de la valeur à moi, alors je peux avoir intérêt à le faire. 

Voici quelques exemples de modifications de mon processus de réalisation et gestion de la formation : 

  • Je remplis maintenant un fichier de suivi des formations de l’année, pour minimiser le temps administratif nécessaire au suivi des indicateurs, à la production du BPF annuel – illustration du cas A ci-dessus. 
  • Je réalise une analyse du besoin écrite. Avant je faisais une synthèse écrite du premier entretien, mais là j’y ajoute des éléments complémentaires qui permettent au client de mieux préciser ce dont il a besoin, de mieux visualiser ce que je prévois de lui proposer. Ce changement apporte de la valeur au client, il m’a donc paru utile  – illustration du cas B ci-dessus. Je suis vraiment ravie de ce changement car il permet un échange de grande qualité avec le futur client. 
  • J’ai toujours préparé soigneusement les formations, et prévu un découpage temporel. Maintenant, je réalise un séquençage systématique. Ce séquençage est plus ou moins précis selon les besoins : “grosse maille” pour une formation courte, plus précis lorsque la formation est déclinée plusieurs fois (plusieurs groupes en même temps par exemple) – illustration du cas C ci-dessus. Là aussi je suis très contente du changement. Le séquençage me prend un peu de temps mais ensuite je suis plus disponible pendant la réalisation de la formation car je sais mieux où j’en suis. 
  • Je systématise la réalisation d’un bilan avec l’employeur quelques mois après la formation. C’est l’occasion de vérifier comment la formation réalisée contribue au fonctionnement de l’entreprise en permettant, parfaitement ou moins bien, une montée en compétences – illustration du cas D ci-dessus.

 Alors, ça vaut le coup ?

J’étais très réticente au démarrage de ce travail de compréhension du référentiel Qualiopi et d’ajustement de mes pratiques pour m’y conformer. Ca me semblait être une nouvelle obligation inutile, qui coûte cher et n’apporte rien aux clients. De nombreux organismes de formation vont cesser leur activité faute de pouvoir se faire certifier. Et rien ne prouve que les formations qu’ils délivraient sont de moins bonne qualité que celles des organismes qui vont obtenir le précieux sésame. 

Et j’ai bien vu que la démarche n’a rien changé de fondamental pour moi. Et qu’elle me contraint à créer des preuves qui n’apportent pas toutes de la valeur aux clients. 

Alors, probablement, “Non, ça ne vaut pas le coup”. Cette certification Qualiopi coûte du temsp et de l’argent sans améliorer sensiblement la qualité des formations dispensées. 

Et pourtant…. la démarche a été l’occasion pour moi de faire le ménage dans mon processus, de clarifier des choses et de les améliorer. Je ressens un nouvel élan, une envie d’aller plus loin dans l’amélioration. J’ai donc l’espoir que Qualiopi va me permettre, et permettre à beaucoup d’autres Organismes de formation, de faire vraiment mieux au service des apprenants et de leurs employeurs

Alors, merci Qualiopi, et encore merci à la Qualio’Team et à notre formateur. 

0 0 votes
Évaluation de l'article
intelligence !

Abonnez-vous !

Recevez les prochains articles directement dans votre boîte mail.

Vous êtes abonné(e) !

Pin It on Pinterest