lean management (Amélioration continue) : le guide

Le lean management peut être la carte gagnante pour un développement (extraordinaire) de votre entreprise. Mais malheureusement, ce n’est pas une recette toute faite, qu’on pourrait appliquer d’un coup de baguette magique. Ce guide va vous aider à y voir clair, mais aussi à explorer les limites de la méthode.

Si vous vous intéressez plutôt aux méthodes traditionnelles de gestion de la production, je vous propose de consulter la page « organiser sa PME » plus focalisée sur certains concepts clés de la production.

Si vous voulez plutôt en savoir plus sur la manière de conduire le changement, la transformation de votre PME ou TPE, vous auriez intérêt à explorer la page « PME : comment conduire le changement et réussir« .

Pour aller rapidement d’un endroit à un autre de ce guide, cliquez sur les chapitres dans la table des matières.

Le lean management, qu’est-ce que c’est ?

Le lean management, c’est essentiellement l’amélioration continue, menée par tous en se focalisant sur la valeur pour le client : apporter toujours plus de valeur au client et éliminer les activités qui n’apportent pas de valeur aux clients (gaspillages). Le lean management s’articule autour de quatre principes essentiels :

  • Travail d’équipe
  • Communication
  • Utilisation efficiente des ressources et élimination des gaspillages
  • Amélioration continue

Pour bien comprendre ce qu’est le lean management :

L’amélioration continue, pourquoi et pour quoi faire ? 

Pour quoi : par rapport à la production de masse classique, la production (ou les services) lean c’est :

  • 50% de l’effort humain dans l’usine ou les bureaux
  • 50% de la surface de production
  • 50% des investissements
  • 50% des heures de conception
  • 50% du temps de développement »
Pourquoi choisir de mettre en oeuvre le lean management ?
  • lorsque l’entreprise a besoin d’augmenter sa rentabilité ;
  • Pour améliorer sa qualité, et en particulier apporter la valeur demandée par les clients;
  • Pour réduire les délais et les fiabiliser. Le taux de service s’améliore, les stocks sont réduits.

Mais l’impact ne se résume pas à des Euros ou une meilleure satisfaction clients ! Le plus intéressant, c’est que le lean management conduit à améliorer significativement l’intelligence collective dans l’entreprise.  Et c’est cette intelligence collective qui va soutenir les améliorations à venir. Votre entreprise s’améliorera tous les jours, et durablement (voir résoudre durablement les problèmes) ! Et chacun de vous sera plus satisfait par son travail, moins stressé. Que du bonheur !

Est-ce que c’est pour vous ?

Les principes sont simples, les gains sont évidents. Le lean devrait donc avoir été adopté partout !

Dans nos entreprises, on croit trop souvent qu’il faut que le dirigeant ou un responsable aient les bonnes idées pour que la situation s’améliore. On attend tout de la hiérarchie, sans se rendre compte que ce n’est plus possible :

  • même une très petite entreprise a des processus de plus en plus complexes, des clients qui demandent une personnalisation accrue, des salariés qui ne peuvent pas faire face à toutes les situations, …
  • Chaque détail compte et les seuls à voir tous ces détails sont les opérateurs, ceux qui font au quotidien. La complexité accrue fait que le nombre de détails augmente. Il faut réagir rapidement. Le management hiérarchique doit devenir de plus en plus coopératif, un peu comme un groupe de poissons dont chaque individu contribue à la direction et la forme (voir l’article « La fin du modèle centralisé ?« ).

En fait, le lean management, c’est pour tous ceux qui croient profondément que le savoir et l’expertise résident dans toutes les têtes de l’entreprise, pas seulement celle des responsables.

Finalement, c’est normal que les dirigeants n’arrivent pas à améliorer leur entreprise avec les méthodes classiques. Les façons de penser du 20ème siècle (gestion de production, management, …) ne sont plus adaptées.

Quels sont les préalables ?

C’est avant tout un changement d’état d’esprit : les 10 états d’esprit qui facilitent le lean management

Le lean management, c’est juste des outils à appliquer ?

Non, surtout pas !

tout est fait pour créer une culture d’amélioration continue dans l’entreprise. Cette culture d’amélioration continue incite à viser l’excellence ET crée les conditions pour que vous vous organisiez pour que vos processus soient toujours plus efficients et vos équipes plus efficaces. Les outils ne devraient être vus que comme des moyens d’ancrer cette culture et de faciliter l’amélioration.

Les outils ou méthodes à votre disposition ont toutes des potentiels, mais aussi des limites. Par exemple, croyez-vous qu’il y aura régulièrement des améliorations si chaque jour on ne met pas la barre un peu plus haut ?  C’est l’objet d’articles que j’ai écrit sur ce site ou ailleurs :

Quel que soit l’outil que vous désirez utiliser, n’oubliez pas que ce ne sont que des moyens au service du changement des comportements !

LIEN VERS ARTICLE A VENIR : le « système » qui permet l’amélioration continue

Comment faire concrètement ?

Parler de la notion de standardiser (cf cet article sur la standardisation mais aussi l’exemple « Management de la qualité en production à l’usine Nissan de Ghandhara »

Créer un article « pour démarrer sans risques »

En proposant des petits pas : à partir d’un outil, par où commencer pour être certains d’y arriver.

Chaque entreprise (et plus largement tous les organismes, en incluant services publics et associations) pourrait se lancer dans une démarche de lean management. Les ambitions seront alors idéalement ajustées en fonction de la situation de l’organisme : capacité de ses responsables à écouter et le soutenir, nature des problèmes à résoudre. La démarche pourra ainsi être entamée de deux manières différentes :

  1. Focus total sur le lean management : Il s’agirait de viser la mise en œuvre immédiate de tous les principes du lean management, en réalisant des changements culturels profonds et rapidement. Attention, cette démarche requière des capacités managériales importantes et préexistantes.
  2. Politique des petits (tout petits) pas : Construire chaque marche et progresser en s'assurant de la solidité du socleL’organisme (ou une petite partie) va démarrer l’identification de gaspillages et travailler en équipe à en éliminer certains. Petit à petit, l’équipe va apprendre à résoudre des problèmes (simples au départ) puis prendre conscience que « l’antidote des gaspillages est la pensée lean » (La pensée lean, de James P. Womack et Daniel T. Jones). Il sera alors temps de communiquer sur le lean et d’accélérer le changement pour que tout l’organisme entre véritablement dans l’amélioration continue. Ce sera également le bon moment pour prendre de la hauteur et identifier des gaspillages et des problèmes tout au long de la chaine de valeur, et pas seulement sur une petite partie. Ce sera aussi l’occasion de faire de grands progrès et de changer le monde, ou au moins d’en changer votre perception !

Des démarches ambitieuses qui ne débouchent pas sur des réussites (mêmes petites) immédiates s’épuisent souvent rapidement. Sauf cas particulier, il est souvent préférable de démarrer petit puis de provoquer des effets boule de neige qui vont amplifier les améliorations en s’appuyant sur un socle solide de résultats déjà obtenus, de gens déjà engagés dans un  changement  dont ils voient les avantages pour eux.

J’y crois vraiment car j’ai vu les bénéfices durables qu’en tiraient des entreprises de tous genres, employant aussi bien 5 salariés que 1000, actives sur des niches ou commercialisant en GMS, en France et à l’étranger. J’ai aussi pu constater à quel point le lean peut améliorer la satisfaction des salariés et des clients, deux acteurs clés de la réussite de vos entreprises. Alors, à vous de vous lancer, maintenant !

Alors, vous vous lancez ?

Nous avons pris conscience de nos façons de faire, nos incohérences, les choses qu’on fait sans s’en apercevoir. On s’est par exemple rendu compte que les petits retards d’approvisionnement dont nous avions l’habitude causaient beaucoup plus de perturbations qu’on ne croyait.  (Dirigeant)

Lorsque ce dirigeant s’est exprimé, son entreprise avait déjà gagné 33% de productivité et réduit de moitié ses délais de livraison. C’est déjà très bien. Mais c’est le témoignage d’un des opérateurs qui convainc que le lean management permet vraiment d’améliorer durablement, et dans l’intérêt de tous.

On a remis à plat beaucoup de choses. J’avais beaucoup plus de pression avant, beaucoup de poids sur les épaules pour que la production se fasse dans les délais. J’avais beau être à bloc, je n’arrivais pas à être dans les clous. Maintenant, je ne suis plus stressé. (opérateur)

Si vous hésitez encore, le dirigeant qui témoigne ci-dessus a ajouté cette phrase :

On va peut-être déraper mais on saura en trouver les raisons et faire des améliorations 

Et c’est pour ça que le lean management est génial, et pas simplement une mode : on se donne vraiment les moyens d’améliorer en permanence !

 

Anne-Laure Delpech